Wie PLM-Auswahl gelingt: Der 7-Phasen-Prozess von der Strategie bis zum Vertrag

Der 7-Phasen-Prozess von der Strategie bis zum Vertrag

PLM-Auswahl ohne Methodik ist wie Hausbau ohne Bauplan. Man kann Glück haben, aber die Wahrscheinlichkeit spricht dagegen. Nach über 30 Jahren Erfahrung in IT- und PLM-Projekten haben wir einen 7-Phasen-Auswahlprozess entwickelt, der systematisch zum richtigen Ergebnis führt. Jede Phase hat klar definierte Ziele, Ergebnisse und Entscheidungspunkte. Und jede Phase baut auf der vorherigen auf. Abkürzungen rächen sich – fast immer.

Phase 1: Strategische Vorbereitung

Bevor auch nur ein Anbieter kontaktiert wird, müssen die Grundlagen stehen. In Phase 1 werden drei Dinge etabliert: Ein Steering Committee mit Entscheidungskompetenz, das das Projekt von der Geschäftsführungsebene aus steuert. Ein Business Case, der den erwarteten ROI quantifiziert und die strategischen Ziele definiert. Und eine Change-Strategie, die von Anfang an klärt, wie die Organisation auf die Veränderung vorbereitet wird.

Diese Phase wird am häufigsten übersprungen – und genau das ist der Grund, warum Projekte später scheitern.

Phase 2: IST-Analyse und Reifegrad

In Phase 2 wird der Ist-Zustand erfasst — schonungslos und vollständig. Bestehende Prozesse werden kartiert, die gesamte Systemlandschaft erfasst und die Datenqualität bewertet. Besonders wichtig: Die Systemlandschaft umfasst nicht nur das aktuelle PLM, sondern alle integrierten Systeme – ERP, CAD, MES, DMS, ALM. Nur wer seine Ausgangslage kennt, kann realistische Anforderungen definieren.

Phase 3: Anforderungen nach MoSCoW

Phase 3 verwandelt die Erkenntnisse aus der IST-Analyse in priorisierte Anforderungen. Die MoSCoW-Methode sorgt dafür, dass Anforderungen nicht zur endlosen Wunschliste werden: Must-have sind nicht verhandelbar, Should-have sind wichtig aber verschiebbar, Could-have sind wünschenswert, und Won’t-have werden bewusst ausgeklammert.

Zusätzlich werden konkrete Use Cases definiert, die später in Phase 6 als Grundlage für die PoC-Bewertung dienen. Nicht-funktionale Anforderungen – Performance, Skalierbarkeit, Sicherheit — werden gleichberechtigt dokumentiert.

Phase 4: Marktanalyse und Shortlist

Erst jetzt beginnt der Blick auf den Markt. Basierend auf den priorisierten Anforderungen wird eine Longlist möglicher PLM-Anbieter erstellt und über Kriterien wie Branchenfit, Integrationsfähigkeit und strategische Ausrichtung auf 3 bis 5 Anbieter reduziert. Referenzen werden geprüft – nicht die, die der Anbieter anbietet, sondern solche, die das eigene Profil widerspiegeln.

Phase 5: RFP und Bewertung

An die shortgelisteten Anbieter geht ein standardisiertes Request for Proposal. Die Standardisierung ist entscheidend: Nur wenn alle Anbieter die gleichen Fragen beantworten, sind die Angebote vergleichbar. Die Bewertung erfolgt transparent anhand vordefinierter Kriterien mit gewichteter Punktbewertung.

Phase 6: PoC und Live-Demos — Realität statt Marketing

In Phase 6 wird es konkret. Die verbliebenen Anbieter demonstrieren ihr System anhand der echten Use Cases aus Phase 3 — nicht anhand von Standarddemos. Key User bewerten die Demos aus der Perspektive ihres Arbeitsalltags. Und Referenzbesuche bei bestehenden Kunden geben Einblick in die Realität jenseits der Verkaufspräsentation.

• Die Bewertungsmatrix: Objektivität schaffen

Eine professionelle PLM-Bewertung basiert auf gewichteten Kriterien, nicht auf Bauchgefühl. Typische Kategorien sind funktionale Abdeckung, Integrationsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Anbieter-Stabilität und Kosten. Entscheidend: Die Gewichtung wird vor den Anbieterdemos festgelegt — nicht danach. Und die Bewertung erfolgt durch das gesamte Steering Committee, nicht durch eine einzelne Person.

• Was einen guten PoC ausmacht

Ein PoC ist der Lackmustest für jedes PLM-System — aber nur, wenn er richtig aufgesetzt ist. Das bedeutet: konkrete Use Cases aus Phase 3, Key User die den Alltag simulieren, und Referenzbesuche bei Unternehmen mit ähnlicher Größe, Branche und Komplexität. Was waren die Herausforderungen? Wie war der Support? Würden sie sich wieder für den Anbieter entscheiden?

Phase 7: Entscheidung und Vertrag

• TCO statt Lizenzkosten

Die Total Cost of Ownership über mindestens fünf Jahre ist das einzig valide Vergleichskriterium. Lizenzkosten machen oft nur 20 bis 30 Prozent der Gesamtkosten aus. Der Rest entfällt auf Implementierung, Customizing, Integration, Schulung, Wartung und laufenden Support.

Ein System mit niedrigen Lizenzkosten aber hohem Customizing-Bedarf kann über fünf Jahre deutlich teurer sein als ein teureres System, das out-of-the-box besser passt. Diese Rechnung muss vor der Entscheidung stehen — transparent und nachvollziehbar.

• Der Vertrag: Heute regeln, was morgen wichtig wird

SLAs, Exit-Regelungen und Governance werden am besten dann verhandelt, wenn die Verhandlungsposition stark ist — also vor der Unterschrift. Zentrale Fragen: Welche Leistungskennzahlen gelten für den Support? Was passiert bei SLA-Verletzungen? Unter welchen Bedingungen kann der Vertrag beendet werden? Wie werden Daten bei Vertragsende zurückgegeben?

Fazit: Kein Sprint, sondern ein Prozess

Der 7-Phasen-Prozess ist keine Bürokratie. Er ist die Absicherung gegen die typischen Fehler, die PLM-Projekte zum Scheitern bringen. Die investierte Zeit in den frühen Phasen spart ein Vielfaches in den späteren — an Geld, an Nerven und an Vertrauen der Anwender.

Die meisten gescheiterten Projekte haben nicht Phase 6 oder 7 falsch gemacht. Sie haben Phase 1 oder 2 übersprungen.