ERP richtig auswählen: 7-Phasen-Guide
ERP richtig auswählen: 7-Phasen-Guide
Wer eine ERP-Auswahl mit der Frage „Welches System?” startet, hat die Entscheidung bereits verloren. Nicht aus technischen Gründen, sondern aus logischen: Eine Software lässt sich erst beurteilen, wenn klar ist, was das Geschäft von ihr erwartet. Dieser Zusammenhang klingt trivial – und wird in der Praxis doch systematisch übersehen. Die Folge: Demos gewinnen gegen Prozesse, Verkäufergeschichten gegen Anforderungen, Lizenzrabatte gegen Strategie.
Die Prozept 7-Phasen-Methodik kehrt diese Reihenfolge um. Sie führt Fertiger im Mittelstand schrittweise von der strategischen Klarheit über die nüchterne Bestandsaufnahme bis zum Vertrag – herstellerunabhängig und mit dem Fachbereich in der Führungsrolle. Dieser Beitrag beschreibt die ersten drei Phasen ausführlicher, die Phasen vier bis sieben als Überblick. Wer das vollständige Bild möchte, findet es im Whitepaper-Download am Ende.
Phase 1 – Strategische Vorbereitung
Am Anfang steht nicht die Software, sondern die Frage: Was wollen wir eigentlich verändern? Bevor Anforderungen geschrieben oder Anbieter kontaktiert werden, braucht es ein Steering Committee mit der Geschäftsführung, den Fachbereichsleitungen aus Produktion, Einkauf und Vertrieb – und ja, auch der IT. Nicht umgekehrt.
Der Business Case gehört auf eine Seite: Warum jetzt? Was soll anders werden? Welcher ROI wird erwartet? Die Ziele müssen messbar sein – Durchlaufzeit, Liefertreue, Bestandsreichweite, Margentransparenz. „Wir brauchen ein modernes System” ist kein Ziel, es ist eine Fluchtformel.
Ebenso wichtig: die Kommunikations- und Change-Strategie von Tag eins. Wer glaubt, Change-Management beginne am Go-Live, hat den Wandel nicht verstanden. Die teuerste Stunde in einem ERP-Projekt ist die, die man sich in Phase 1 spart.
Phase 2 — IST-Analyse und Reifegrad
In der zweiten Phase geht es um das ehrliche Bild des Ist-Zustands. Nicht um das Selbstbild der Organisation, sondern um den nüchternen Blick auf Prozesse, Systemlandschaft und Datenqualität.
End-to-End-Prozesse werden kartiert – vom Angebot bis zur Rechnung, nicht in Abteilungssilos. Die Systemlandschaft wird vollständig erfasst, inklusive der Excel-Inseln, die niemand zugibt. Die Datenqualität wird realistisch bewertet. Gerade hier entstehen 100 bis 200 Prozent der unterschätzten Projektkosten: Stammdaten, Stücklisten und Kundendaten, die unbereinigt ins neue System wandern, vergiften es vom ersten Tag an.
Und es braucht einen ehrlichen Reifegrad-Check: Arbeitet die Organisation prozessgetrieben oder personengetrieben? Beide Zustände sind legitim – aber sie brauchen unterschiedliche Systeme. Wer hier nicht differenziert, kauft das falsche.
Phase 3 — Anforderungen mit MoSCoW
Jetzt – und erst jetzt – werden Anforderungen formuliert. Nicht als 800-Zeilen-Lastenheft, sondern als priorisierte Entscheidungsgrundlage, die jede Demo vergleichbar macht.
Die MoSCoW-Methode unterscheidet in Must (20–30 Prozent), Should, Could und Won’t. Muss-Anforderungen sind harte Ausschlusskriterien. Wer hier ehrlich priorisiert, filtert 60 bis 70 Prozent der Anbieter automatisch heraus – ohne einen einzigen Hersteller zu sprechen.
Entscheidend ist: Anforderungen werden als Use Cases formuliert, nicht als Features. „Ein Kundenauftrag mit variabler Stückliste und zwei Serialnummern wird in 24 Stunden disponiert” ist ein Use Case. „BOM-Management” ist eine Überschrift. In Phase 3 fällt außerdem eine Scope-Entscheidung, die viele Projekte unausgesprochen überspringen: Was gehört ins ERP, was ins PLM, was ins MES – und was bleibt bewusst im Excel? Diese Abgrenzung ist keine IT-Entscheidung. Sie ist eine Geschäftsentscheidung.
Phasen 4 bis 7 im Überblick
Die zweite Hälfte des Auswahlprozesses verwandelt die strategische und fachliche Klarheit in eine belastbare Entscheidung.
Phase 4 — Marktanalyse und Shortlist.
Longlist, Must-have-Filter, Shortlist mit drei bis fünf Anbietern. Hersteller und Implementierungspartner werden getrennt beurteilt.
Phase 5 — RFP und Bewertung.
Standardisierte Ausschreibung mit gleichen Fragen, gleichem Format, gleichen Fristen. Gewichtete Bewertungsmatrix mit offener Gewichtung – funktional und kommerziell.
Phase 6 — PoC und Live-Demos.
Proof of Concept mit echten Unternehmensdaten und eigenen Szenarien. Ein PoC zeigt in drei Tagen, was Verkaufsgespräche in drei Monaten nicht zeigen.
Phase 7 — Entscheidung und Vertrag
TCO über fünf Jahre, SLAs, Datenportabilität, Exit-Klausel, IP-Regelungen, Preisgarantien. Ein sauberer Vertrag spart im Projektverlauf mehr, als die gesamte Auswahl gekostet hat.
Die Quintessenz
Eine ERP-Auswahl ist keine IT-Entscheidung. Sie ist eine Geschäftsentscheidung mit Software-Konsequenzen. Der Fachbereich entscheidet, die IT ermöglicht. Messbare Kriterien schlagen jedes Bauchgefühl. Und der beweiskräftige PoC mit eigenen Daten schützt vor der teuersten Verliebtheit des Mittelstands: die in das erste, am besten präsentierte System.
Nächster Schritt: Prozent Orientierungs-Workshop
Sie überlegen, welches ERP wirklich zu Ihrem Geschäft passt und wo eine Auswahl droht, sich in Demos und Feature-Listen zu verlieren?
In einem kompakten Workshop ordnen wir gemeinsam Ihre Prozesse, prüfen die Reife Ihrer Datenbasis und Anforderungen und klären, welche Systeme überhaupt in die engere Wahl gehören, herstellerunabhängig. Terminvereinbarung unter office@prozept.com oder +43 664 2260748.
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